Conservación · Mutaciones de Terreno
Manual de usuario

1. Entrar y moverse por el aplicativo

El aplicativo se usa en el navegador (Chrome o Edge). No hay nada que instalar en su equipo.

Entrar

Si el equipo es compartido, marque Cerrar la sesión al cerrar el navegador antes de entrar: la sesión vivirá solo en esa pestaña y al cerrar el navegador nadie más podrá seguir con ella. En los equipos donde el administrador fijó esa política aparece una nota y no hay que marcar nada.

1. Abra la dirección del aplicativo y escriba su usuario y contraseña. El administrador se los entrega.
2. La primera vez, o cuando el administrador le asigne una contraseña nueva, aparece el aviso Cambie su contraseña inicial en la barra lateral. Púlselo y elija una contraseña propia: mínimo 10 caracteres, con letras y números, sin espacios y sin su nombre de usuario.
3. Tras cinco intentos fallidos el usuario queda bloqueado 15 minutos. Si olvidó la contraseña, el administrador le asigna una nueva.

La pantalla

• Barra lateral: el menú muestra solo lo que su rol puede usar. Abajo están su nombre, el botón Contraseña, Salir y este manual.
• Inicio: Mi bandeja lista los trámites que esperan una acción suya, con el botón de esa acción. Las tarjetas de arriba cuentan los trámites por estado y las alertas (más de 10 días en una etapa, sin ficha, sin formato oficial, en curso sin predio de campo) abren el listado ya filtrado.
• Avisos: el contador amarillo junto a Inicio y el panel Avisos le informan cuando le devuelven un trámite con observación o cuando un trámite lleva demasiados días esperando su revisión o aprobación. Si el administrador configuró el correo, también le llega por correo con un enlace directo.
• Sesión: se cierra sola tras 8 horas sin actividad y, en todo caso, a los 7 días. Guarde antes de dejar el equipo.
• Imprimir: Ctrl+P imprime la pantalla que esté viendo, sin el menú ni los botones. Para el informe completo del trámite use Previsualizar y desde ahí Imprimir o PDF del informe, que sale con el formato oficial.
• Sin ratón: se puede recorrer todo con el tabulador. Los botones de cargar un paquete se activan con Enter o espacio, y dentro de una ventana emergente el tabulador no se sale de ella; al cerrarla, el foco vuelve donde estaba.

2. Equipo de campo · reconocedor

Del paquete que sale de QField (un ZIP con el GeoPackage y la carpeta de fotos DCIM) se obtienen tres productos por predio: la calificación de construcciones, el registro fotográfico y la ficha predial digital. Todo vive en Predios de campo.

Paquetes QField

1. En Predios de campo → Paquetes, pulse Cargar y elija el ZIP (o el .gpkg suelto, sin fotos). Admite archivos grandes (hasta 1,5 GB).
2. Pulse Importar. El paquete pasa a la base de datos: predios, unidades de construcción con su calificación, interesados, visitas, novedades y fotos. Tarda segundos.
3. Revise el Control de calidad: lista por predio lo que falta (unidad sin uso, sin calificación, sin área, sin fachada o croquis, NPN repetido en otro paquete). Cada hallazgo abre el predio.
4. Generar fichas (N) crea la ficha predial de los predios que aún no la tienen. Después, la fila Por lote permite generar los PDF de todas las fichas, descargarlos en un ZIP, aprobar en bloque (solo quien aprueba fichas) y bajar el registro fotográfico de todo el paquete.

Lista de predios

Si el administrador asignó a su usuario el código de reconocedor con el que aparece en el GeoPackage (por ejemplo R16), el filtro Reconocedor arranca en «Mis predios» y en Inicio verá el bloque Mi producción con sus predios, calificados, fichas aprobadas y fotos. Con «Todos» o eligiendo otro código se ven los demás.

En Predios de campo se elige el paquete, se busca por NPN, ID de predio o dirección y se filtra por trámite. Cada predio muestra su versión de ficha y, en morado, si ya tiene un trámite vinculado.

Calificación

Una tarjeta por unidad de construcción con los 19 ítems de la calificación IGAC (estructura, acabados, baño, cocina y complemento industrial cuando aplica). Los puntos se recalculan al cambiar cualquier ítem; Guardar unidad los conserva. Si la unidad principal viene sin área construida, el aplicativo propone la del predio con el botón Usar N m². El botón Cambios muestra quién modificó qué y cuándo.

Registro fotográfico

Las fotos llegan clasificadas desde QField: fachada y croquis del predio, y por unidad estructura, acabados, baño, cocina y adicionales. Aquí se puede cambiar la categoría o la unidad de una foto, escribir el pie de foto, ver la imagen en grande y asignar las fotos que llegaron sin referencia. Registro fotográfico (Excel) arma el álbum del predio con las fotos embebidas.

Datos de campo

Lo que trajo el paquete tal cual: NPN descompuesto, condición del predio, conexión, marcas de novedad, interesados, visita y los colindantes que el aplicativo calcula por la geometría del mismo paquete (lado y frente compartido).

Ficha predial

1. La pestaña Ficha predial muestra la versión vigente (o la genera desde los datos de campo si no existe). La barra superior indica estado, versión, autor y fecha.
2. Recorra las caras 1 a 4 con las pestañas. La cara 2 trae la calificación; con más de tres unidades aparecen hojas Anexo de calificación. La cara 3 muestra el croquis (la foto de croquis o el dibujo del terreno).
3. Edite lo que haga falta y pulse Guardar: la ficha pasa a estado editada. Al cambiar de pestaña o de predio con cambios sin guardar, el aplicativo pregunta.
4. Nueva versión desde campo vuelve a construirla con la calificación y las fotos actuales; PDF la imprime en oficio horizontal; Aprobar (quien tenga ese permiso) la deja fija para el informe; Exportar al GeoPackage escribe Predio e Interesado en el archivo de campo.

3. Elaborador del trámite

El trámite reemplaza el libro de Excel: se diligencia por secciones (las mismas del FORMATO 1), se alimenta del predio de campo y sale como informe en PDF o en la plantilla oficial.

Listado de trámites

Los trámites los reparte el coordinador: en Mi bandeja y en el listado ve los que tiene asignados (filtro Asignado → A mi cargo) y los que aún no tienen responsable; sobre un trámite asignado a otra persona no puede actuar hasta que lo reasignen. Filtre por estado, plantilla, clase, comuna o corregimiento, rango de radicación, asignado y vínculo con campo. Cada fila muestra estado y turno, chips de predio de campo, ficha y formato exportado, y las acciones del flujo que usted puede ejecutar. Los iconos de la fila abren la edición, la vista previa y la descarga del formato oficial.

Crear el trámite

1. En Trámites pulse + Nuevo y elija la plantilla: Un solo predio, Desenglobe / englobe o Rectificación.
2. Escriba la radicación (única) y el NPN de 30 dígitos. El aplicativo valida ambos al salir del campo y muestra zona, comuna o corregimiento, manzana y terreno derivados del NPN.
3. En Predio de campo busque el predio por NPN, ID o dirección y vincúlelo. Precargar identificación y 4.3 llena dirección, propietario, ubicación, área y las construcciones y anexos con sus puntos; Traer fotos a 4.5 agrega el registro fotográfico. Si el NPN no está en ningún paquete, el chip queda en ámbar: puede seguir, pero el informe lo avisará.
4. Elija la Ficha predial (versión) que acompañará al informe. Abrir ficha la muestra en Predios de campo.
5. Guardar. Desde ahí el trámite existe y aparece el panel del flujo.

Diligenciar las secciones

• Cada sección lleva el numeral del FORMATO 1 y un chip 8 de 9 · faltan 1 obligatorio. El indicador de avance de la barra superior abre la siguiente sección incompleta al pulsarlo.
• Las listas de uso y de anexo se filtran por la zona del NPN (urbano, urbano actualizado o rural). Al elegir el primer cardinal de un lote de linderos, los demás se encadenan.
• Proponer texto 4.4 redacta las observaciones técnicas con los datos de 4.3; revíselas y ajústelas.
• En la sección 5, cada colindante tiene Desde campo: trae ubicación, destinación, dirección, área y sus construcciones y anexos al 5.2. El chip junto a cada NPN dice si existe en campo.
• Usar en 5.5 cuenta automáticamente las fotos y las hojas de calificación anexas.
• Guardar exige radicación válida y única y NPN de 30 dígitos; si falta algo, se abre la sección y se enfoca el campo.

Enviar a revisión

El panel Flujo del trámite muestra el estado, las firmas de 3.6 y 5.6 y los botones permitidos. Como elaborador: Iniciar (de borrador a en elaboración) y Enviar a revisión, que deja su firma como Elaboró en ambas etapas. Si el revisor lo devuelve, recibe un aviso con la observación y el trámite vuelve a su bandeja.

Versiones del trámite

Cada vez que el trámite se envía a revisión o se finaliza, el aplicativo guarda una versión del formulario completo; también puede guardar una a mano con Guardar versión ahora y una nota. En el bloque Versiones del trámite, Frente a la actual muestra qué cambió desde esa versión hasta lo guardado hoy y Desde vN compara dos versiones seguidas: campos con su valor anterior y el nuevo, y filas agregadas, quitadas o cambiadas en folios, linderos, construcciones, fotos y predios modificados. Sirve para ver de un vistazo qué corrigió el elaborador después de una devolución.

Adjuntos del expediente

Debajo del flujo, el bloque Adjuntos del expediente guarda junto al trámite la escritura, el folio de matrícula, el plano y cualquier otro documento que llegue con la solicitud: elija el tipo, escriba una descripción si hace falta, seleccione el archivo (PDF, imagen, Word, Excel, ZIP o plano, hasta 25 MB) y pulse Adjuntar. Cada adjunto muestra quién lo subió y cuándo, se descarga con su nombre, los PDF e imágenes se abren en otra pestaña y se pueden quitar mientras el trámite no esté finalizado. Todo queda en el historial.

Informe, PDF y formato oficial

• Previsualizar muestra el informe completo tal como se imprime; desde ahí PDF del informe genera el PDF con el FORMATO 1 y la ficha vinculada (queda registrado en Documentos generados).
• Formato oficial descarga el libro de Excel de la plantilla V30082026 con el informe, las imágenes y las hojas de la ficha. También se descarga desde el listado.

Mapa

Mapa de trámites ubica los trámites por estado y, con la capa Predios de campo, los polígonos del paquete coloreados por avance (sin ficha, generada, editada, aprobada, con trámite). Cada predio abre en Predios de campo o en su trámite.

4. Revisor

Recibe los trámites enviados a revisión, los devuelve con observación o los aprueba. También puede corregir calificaciones y aprobar fichas prediales.

1. En Inicio → Mi bandeja están los trámites en revisión, ordenados por los que llevan más días. Abrir muestra el trámite completo; también puede Previsualizar el informe.
2. Devolver a elaboración exige una observación: escriba qué corregir. El elaborador recibe el aviso (y correo, si está configurado) y el trámite vuelve a su bandeja.
3. Aprobar revisión deja su firma como Revisó en 3.6 y 5.6 y pasa el trámite a aprobado, a la espera del aprobador.
4. Las firmas también se pueden poner o quitar a mano en el panel (Firmar / ×). El historial guarda cada acción con usuario, fecha y observación.

5. Aprobador

Cierra el trámite. Puede también revisar, devolver un trámite aprobado y reabrir uno finalizado.

1. En Mi bandeja aparecen los trámites aprobados por revisión. Ábralos y revise el informe con Previsualizar.
2. Finalizar deja su firma como Aprobó y cierra el trámite. Los trámites finalizados solo los edita quien aprueba.
3. Devolver a revisión (con observación) lo regresa al revisor; Reabrir (con observación) devuelve un finalizado a elaboración.
4. Repartir los radicados (M-72): el panel Radicados por asignar de Inicio lista los trámites en curso sin responsable, del más antiguo al más nuevo. Repartir muestra la propuesta de las reglas (quien levantó el predio de campo → zonas de reparto por la comuna o el corregimiento del NPN → menor carga) y deja cambiar la persona antes de aplicar. Desde la fila del listado o el bloque Reparto del formulario se asigna o reasigna a mano el elaborador y el revisor (al reasignar se pide una observación). Quien tiene el trámite asignado lo ve en su bandeja; los demás de su rol no pueden actuar sobre él.
5. Descargue el Formato oficial final: el aplicativo registra cada exportación como documento del trámite; la alerta Sin formato oficial de Inicio lista los aprobados o finalizados que aún no lo tienen.

6. Administrador

Gestiona usuarios y permisos, parametriza formularios y catálogos, y vigila el estado del sistema. Todo lo demás lo puede hacer también.

Usuarios y roles

En cada usuario, el campo Código de reconocedor guarda el código con el que esa persona aparece en los paquetes QField (varios separados por coma). Es único entre usuarios y aplica de inmediato a todo lo importado: el reconocedor ve «Mis predios» en Predios de campo y su producción en Inicio, y la tabla por reconocedor muestra su nombre. Cuando un paquete trae un código que nadie tiene, Inicio lo avisa al administrador con la alerta «Reconocedor sin usuario».

• Responsables del informe: los selectores Elaboró, Revisó y Aprobó (3.6 y 5.6) ofrecen primero a los usuarios activos con ese papel; basta crear o desactivar el usuario para que aparezca o deje de aparecer. Los nombres históricos del catálogo siguen disponibles en un segundo grupo. El campo Componente del usuario decide si aparece en 3.6 (jurídico-cartográfico), en 5.6 (técnico de la visita) o en ambos.
• Reparto (M-72): por usuario, Disponible para reparto (apáguelo en vacaciones o permisos), Tope de trámites a cargo y Zonas de reparto (comunas 01–22 o corregimientos 51–65 que le corresponden). Las reglas automáticas se encienden o apagan en Catálogos → Reglas de reparto de trámites.
• Usuarios: crear, editar, asignar rol y contraseña inicial (el usuario deberá cambiarla) y desactivar. Un usuario desactivado no puede entrar y sus sesiones se cierran.
• Roles y accesos: los cuatro roles del sistema (Elaborador / Reconocedor, Revisor, Aprobador, Consulta) más Administrador, con sus permisos por módulo. Se pueden ajustar sin tocar código; el menú y los botones de cada persona cambian de inmediato.

Parametrización

• Pantallas y campos: secciones y campos de cada plantilla de trámite (etiqueta, tipo, lista, obligatorio, numeral del FORMATO 1). Preferir parametrizar aquí antes que pedir cambios de código.
• Catálogos: listas desplegables (usos por zona, anexos, clases de mutación, estados, tolerancias de área, comunas actualizadas). Los ítems se desactivan, no se borran.
• Plantillas de texto: párrafos estándar de observaciones y los textos automáticos de 4.4.
• Validador de áreas: calcula la tolerancia urbana o rural entre el área de escritura y la geométrica.

Auditoría

Toda corrección a una unidad de construcción, a una foto o a una ficha, y todo cambio de usuario, queda con quién, cuándo y qué valores cambiaron. Se consulta con el botón Cambios de cada unidad y de la barra de versión de la ficha (por NPN, todas las versiones).

Estado del sistema y producción

El panel Producción de Inicio muestra además la tabla Por persona: para cada usuario, cuántos trámites creó, envió, revisó o finalizó y los días promedio que tardó en cada etapa (el tiempo en elaboración se atribuye a quien envía a revisión, el de revisión a quien aprueba o devuelve y el de aprobación a quien finaliza), más las fichas que generó o aprobó y las unidades que corrigió. El botón Excel descarga el panel completo (resumen, por semana, por reconocedor, por persona y por etapa) para los informes de la Subdirección.

Solo el administrador ve en Inicio el panel Estado del sistema: base de datos (y con qué usuario se conecta), espacio en disco, Chromium para los PDF, correo, programador de avisos, último respaldo y errores de las últimas 24 horas. Un chip en ámbar dice qué revisar. El panel Producción resume por semana, por reconocedor y por etapa del flujo.

Flujo, estados y preguntas frecuentes

Quién hace qué en el flujo del trámite

El rol Consulta ve trámites, mapa, predios de campo, fichas y catálogos, y puede exportar, pero no edita nada.

Preguntas frecuentes

No me deja guardar el trámite.

Falta la radicación, ya existe en otro trámite, o el NPN no tiene 30 dígitos o no coincide con el del predio de campo vinculado. El aplicativo abre la sección y marca el campo.

Perdí lo que había escrito.

Vuelva a abrir el mismo trámite: si había un borrador más nuevo que lo guardado, aparece Recuperar borrador.

Me sacó del aplicativo.

La sesión se cierra tras 8 horas sin actividad o al cambiar la contraseña desde otro equipo. Vuelva a entrar.

El NPN aparece en ámbar, "sin predio de campo".

Ese predio no está en ningún paquete importado. No es un error: puede seguir el trámite a mano, y el informe lo dejará anotado en sus avisos. Si el paquete llega después, use Buscar en campo.

No sale el PDF.

El servidor genera los PDF con Chromium. Si el panel Estado del sistema marca "PDF" en ámbar, avise al administrador.

¿Puedo borrar un trámite?

Solo quien tiene el permiso de eliminar. Un trámite finalizado se reabre, no se borra. Las fichas aprobadas o vinculadas a un trámite tampoco se borran.

¿Dónde queda el informe oficial?

Cada descarga del formato oficial o del PDF del informe queda registrada en Documentos generados del trámite, con versión y fecha, y en el disco del servidor.

Conservación · Mutaciones de Terreno · Subdirección de Catastro Distrital de Cali · Manual de usuario, septiembre de 2026. Las capturas se generan con npm run manual sobre la base de prueba; los datos que muestran son de ejemplo.